Minder vergaderen = meer resultaat
Ken je de dagen waarop je van de ene vergadering in de andere rolt? Die voor jouw gevoel ook nog eens een stuk efficiënter kunnen? Ik heb er een broertje dood aan, en daarom ben ik voorstander van minder vergaderen. Als je dat slim aanpakt, pluk je er ook nog eens de vruchten van.
Om die bewering te duiden, geef ik mijn visie op een goede vergadering: vergaderingen zijn bedoeld om elkaar te ontmoeten, te informeren en om besluiten te nemen. Dat wil zeggen: besluiten bekrachtigen. En precies daar zit de crux.
In de meeste vergaderingen wordt veel te veel verteld. We brainstormen, leggen standpunten uit, overtuigen de ander met veel woorden waarom jouw inzichten het beste zijn, waarop die ander hetzelfde doet, maar dan andersom… Dit vertraagt de vergadering immens. Bovendien duurt hij niet alleen langer in tijd, maar verliezen de deelnemers ook hun concentratie en verslapt de aandacht. Zonde!
In plaats daarvan stimuleer ik informele ontmoeting op de werkvloer. Ga eropuit, praat met collega’s, deel je visie op dingen, zoek mede- én tegenstanders op en leer van hen. Zo kom je veel beter beslagen ten ijs, is je betoog korter, je verhaal duidelijker en houd je de aandacht vast. Onduidelijke dilemma’s worden heldere keuzes en knopen doorhakken blijkt ineens een feest.
Wat ik als interim manager ook graag doe, is vastgeroeste vergaderpatronen doorbreken. Verandering zorgt namelijk voor dynamiek. Moet de vergadering bijvoorbeeld per se op maandagochtend? Of kies eens voor een andere zitplaats, laat ‘groepjes’ niet tegenover elkaar, maar door elkaar heen zitten. En waarom zouden we niet een keer blijven staan?
De vergadervoorzitter heeft een belangrijke rol in dit geheel. Zo moet je als voorzitter deelnemers niet alleen het woord geven, maar ook durven te nemen (wie het weet, mag het zeggen en wie niet deskundig is, zwijgt). Zo houd je de boog verrassend lang gespannen. Als je dan ook nog belangrijke punten samenvat en concreet verantwoordelijkheden en taken verdeelt, is de winst binnen.
Het resultaat van deze aanpak is dat je minder vergadertijd nodig hebt om tot concrete besluiten te komen. En daardoor houd je dus weer meer tijd over voor, inderdaad: de informele ontmoeting, als vruchtbare voedingsbodem voor de volgende vergadering.